Le vote par correspondance, une bonne pratique ?

Revenons sur la dernière assemblée générale et sur la nouvelle pratique du vote par correspondance à partir d'un formulaire annexé à la convocation.

Il est peu de dire que cela a créé quelques difficultés de mise en œuvre d'autant plus que ces assemblées générales eurent lieu en visioconférence. Un premier constat conduit à s'inquiéter du temps passé à collationner ce type de votes relativement nombreux à chaque délibération au détriment de la discussion nécessaire à la bonne prise de décision…

Faisons le point à partir des textes…

Le Décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 comprend, entre autres, 4 articles relatifs au vote par correspondance : les articles 11 15 et 16.

"Le formulaire devra être retourné par le copropriétaire 3 jours francs avant la tenue de la réunion afin d’être pris en considération ;

Les copropriétaires votant par correspondance devront être recensés sur la feuille de présence et la date de réception du formulaire par le syndic devra y être mentionnée ;

 Enfin, la présence physique du copropriétaire ou de son mandataire (désigné ou non en cas de délégation de pouvoir en blanc) à l’assemblée générale, prévaudra systématiquement sur le formulaire de vote par correspondance qui sera alors écarté."

Le travail des syndics s'en trouve très alourdi d'autant plus que les logiciels de gestion n'ont pas encore pris en compte cette nouvelle pratique. Ainsi ces votants ont été comptabilisés en tant que présents ! Le contrôle à posteriori n'en a pas été facilité quant à la rédaction des procès-verbaux.

Autre point important est l’article 17-1 A de la Loi du 10 juillet 1965, modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019 qui traite du vote par correspondance.

L'alinéa 2 de cet article dispose :

"Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution."

Cette instruction n'a pas été prise en compte et n'a pas permis dans la discussion d'amender certaines délibérations sous prétexte de l'impossibilité de changer les votes par correspondance !

Il en résulte que si le vote par correspondance a pour objectif de faire participer plus de copropriétaires, les inconvénients constatés sont nombreux : Vote par anticipation, éventuellement sans connaissance de cause, non éclairé par les débats argumentés de l'assemblée générale, vote sur des sujets où le propriétaire n'est pas concerné, administration lourde du processus, difficulté du contrôle.et risque de contestation, droit d'amendement perturbé…

Il conviendra à l'avenir de mettre tout en œuvre pour privilégier le mandatement avec éventuellement consigne de vote et d'appliquer strictement les règles pour lever à priori toutes les suspicions telles que j'ai pu les entendre ces temps derniers.

Même si je considère, pour avoir signé le procès verbal, que notre dernière assemblée générale est conforme, il n'en demeure pas moins que d'importantes décisions acceptées ou refusées, ajoutées souvent juste dans les délais à l'ordre du jour auraient pu l'être dans une bien meilleure transparence ou être reportées vers les conseils syndicaux pour étude.

La crise sanitaire a certes perturbé notre fonctionnement mais doit nous inciter à plus de vigilance voire de retenue quant aux décisions.