samedi 24 octobre 2020

Assemblée générale 2020 : compte-rendu d'activité du Conseil syndical général (juin 2019-octobre 2020)

Il est bon de rappeler que le Conseil Syndical général (CSg) a pour compétence tout ce qui n'est pas celle des syndicats de Bâtiments tel que défini au règlement de copropriété à partir de l'article 45 (parties communes, façade, cour et galerie; compte général  etc…). Cependant il est amené à coordonner certaines décisions concernant les Bâtiments dans l'intérêt commun (exemple : chauffage, devis etc.…) et dans le respect de l'autonomie et des décisions de chacun.[1]

Il est composé de huit membres (un représentant par Bâtiment, en l'occurrence son président : Mesdames Ghestem, Gomes, Leduc ; Messieurs Favrie, Delebecque, Desserey, Leur, Maes.

M. Maes a assuré les fonctions de président du Conseil Syndical général, il assure la liaison permanente entre le syndic et les copropriétaires, il est en contact avec divers partenaires pouvoirs publics, entreprises, assure le suivi des dossiers en coordination avec les autres membres organise les réunions diverses, établit les comptes-rendus et gère le blog du CSg dont il est le modérateur. Mme Leduc a été plus particulièrement chargée du contrôle des comptes généraux, elle s'est rendue à plusieurs reprises au cabinet Cornil pour examiner minutieusement la trésorerie, la comptabilité, le suivi des impayés, elle en a rendu compte régulièrement.

D'une façon générale les membres du conseil syndical ont veillé à une bonne application du règlement de copropriété, ont assuré la liaison avec les commerçants, garanti le respect des règles communes et pris en compte les sollicitations de copropriétaires.

Depuis la dernière assemblée générale le CSg s'est réuni huit fois, les 1er juillet, 7 octobre, 2 décembre 2019 et les 10février, 2 mars, 6 juillet, 7 septembre et 5 octobre 2020  sans compter les réunions avec Dalkia pour le suivi des contrats, le montant de l'intéressement, les visites des chaufferies, les travaux, les rencontres avec la mairie, le suivi attentif des contentieux, la réception de travaux. Il a notamment examiné les dossiers : entretien  avec l'entreprise Nocéa, l'installation de la fibre, le mur mitoyen, l'entretien de l'immeuble, le contrat avec le syndic, les travaux et la maintenance des garages (Terrasses et électricité), la préparation des AG, le tout à l'égout, la sécurité, le nettoyage de la galerie, nuisances diverses, fond de travaux, stationnement, les affaires courantes…Le détail des décisions est à retrouver sur le blog : https://arcadesinfo@blogspot.com

Le conseil syndical a toujours veillé à la protection de ce patrimoine qu'est la résidence des Arcades, à ce que l'intérêt commun prévale toujours, à ce que les dépenses soient maîtrisées et à informer l'ensemble des copropriétaires d'un immeuble à la gestion complexe.

Est-il nécessaire de rappeler que cet investissement personnel est bénévole comme celui de plusieurs copropriétaires qui ont réalisé des travaux dans les espaces communs : parking, nettoyage, entretien de toitures ou embellissement de cour ou participation à des réunions ; aide au suivi des comptes ? Qu'ils en soient remerciés. Il convient également de souligner la disponibilité du syndic et de son cabinet et leur présence constante.

Le 19 octobre 2020
Pour le Conseil Syndical général
Christian Maes
Président

vendredi 9 octobre 2020

Compte-rendu du conseil syndical général du 5 octobre 2020

 Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Desserey, Bât VI, président ; M. Leur, Bât I, président.

·        M. Petit (syndic)

Invité : Mme Desserey, CS Bât VIII.

Excusé : M. Delebecque,

 La séance est ouverte à 17h45

 

1)    Préparation de l'Assemblée générale :

Pour l'ordre du jour, en complément de ce qui a été acté au dernier CSg,
Garages : Réfection des toitures à faire voter par lots de garages (estimation : 01 à 09, 7208€ HT ; 10 à 42, 25831 € HT ; 43 à 60, 13604 € HT), Electricité mise aux normes, installation de bornes de recharge pour véhicules (estimation sous réserve : achat borne de  990 € à 1230 €, électricité de 590 € à 1017 € TTC). Rappel règlement de copropriété, modification article 24c (cf. Cr du CSg du 2 mars).

Demande sans vote, Modification de la numérotation des garages sur le Rgdd pour une bonne répartition des charges sur le RGDD, 01 à 22 devient 1 à 27 et 23 à 60 devient 28 à 60

Demande de précisions au syndic, pour le fonds de travaux avant l'élaboration des budgets, compétence du général ou des bâtiments et son champ d'utilisation ; et, modalités du vote par correspondance.

Un bref compte-rendu de l'activité du CSg sera joint à la convocation.

 

2)    Stationnement :

Des plots ont été installés devant le Bâtiment VIII supprimant deux places de parking en contradiction avec l'accord de prise en charge par la copropriété (et non par le bâtiment) de travaux de réfection du trottoir VIII où ces balises devaient être installées pour empêcher les véhicules de détériorer les plaques d'égout ; Il est demandé de rectifier cette erreur et de libérer les places déjà peu nombreuses. Cela n'obère pas un examen de demandes ultérieures du conseil syndical du Bâtiment à ce sujet.

M. Maes propose de soumettre un projet concernant le stationnement à l'intérieur de la propriété qui réponde à l'intérêt général.

 

3)    Blog : il est souhaité que le blog soit de plus en plus un moyen d'information et surtout d'échange. D'ores et déjà sa consultation a crû. On y trouve notamment la totalité des réunions du CSG et du travail effectué par celui-ci.

 

4)    M. Maes remercie les membres du conseil syndical général pour le travail effectué en commun depuis trois ans en y associant les quelques propriétaires qui ont contribué bénévolement, soit par leur présence, soit par des travaux divers au bon fonctionnement de notre immeuble.

 

La séance est levée à 19 h


Le secrétaire

Le président

Christian Maes

 

mardi 29 septembre 2020

Assurance : Information sur la convention IRSI

  Depuis le 1er juin 2018, les règles qui régissent la  gestion et la prise en charge dégâts des eaux et incendie inférieur à 5000€ hors taxes ont changé.

 Dorénavant pour les dommages survenant dans les parties privatives, c'est l'assureur du copropriétaire ou bien celui du locataire qui doit intervenir, y compris pour les dommages immobiliers.

 En tant que syndic nous ne pouvons plus intervenir pour le compte du copropriétaire comme par le passé, cette convention Inter assureur IRCI encadrant strictement le rôle de chaque assureur.

 En cas de sinistre dans un appartement, c'est l'assureur du copropriétaire ou celui du            locataire qui sera le gestionnaire du sinistre, qui organisera les recherches de fuite, qui diligentera les experts. …

 Vous trouverez ci-après une synthèse du rôle de chacun des intervenants:

 1-       Copropriétaire occupant assuré       Assureur du copropriétaire

2-    Copropriétaire occupant non personnellement assuré        Assureur de l'immeuble par subsidiarité

3-        Occupant non propriétaire assuré      Assureur de l'occupant non propriétaire 

4-        Occupant non propriétaire non assuré         Assureur du (co ) propriétaire non occupant

5-        Occupant non propriétaire non assuré et copropriétaire non occupant non assuré   Assureur de l'immeuble par subsidiarité

6-    Occupant non propriétaire en meublé ou saisonnier et /ou ayant donné ou reçu congé au plus tard le jour du sinistre      Assureur du (co) propriétaire non occupant

7-       Occupant non propriétaire en meublé ou saisonnier et /ou  ayant donné ou reçu congé au plus tard le jour du sinistre + copropriétaire non occupant non assuré au jour du sinistre          Assureur de l'immeuble par subsidiarité

8- Vacant               Assureur du (co)propriétaire non occupant .

9-  Vacant + copropriétaire non occupant non assuré personnellement       Assureur de l'immeuble par subsidiarité

 Enfin, nous vous rappelons que si vous louez votre appartement vous avez l'obligation de souscrire un contrat responsabilité civile propriétaires bailleurs et ce depuis la loi ALUR du 27/ 3/ 2014 .

Transmis par Mme Leduc

jeudi 10 septembre 2020

Compte-rendu du conseil syndical général du 6 septembre 2020 (visioconférence)

 Présents Membres : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Desserey, Bât VI, président ; M. Delebecque, Bât. IV, président ; Invités : Mme Desserey, CS Bât VIII ; 
-- M. Cornil, syndic
Excusé : M. Leur, Bât I, président

 La séance est ouverte à 18h00

1)    Préparation de l'Assemblée générale :

 a)    Elle aura lieu par visioconférence et vote par correspondance le samedi 28 novembre à 9h30.

 Elle sera précédée (dans les mêmes formes) des AG de bâtiments en novembre.

B.I

le 23 à 18h

B.II

le 24 à 18h

B.III

le 18 à 18h

B.IV

le 19 à 18h

B.V

le 17 à 18h

BVI

le 23 à 10h

B.VII

le 26 à 18h

B.VIII

le 21 à 10h

     b)    Les points à l'ordre du jour, outre, ceux déjà évoqués lors du CSg du 6 juillet, ceux inscrits d'office par le syndic, seront définitivement à envoyer  avant le 17 octobre ainsi que les remarques concernant les comptes et les propositions budgétaires 2021. — Rappel : Pour les candidatures au conseil syndical, il convient d'être à jour de ses charges —.

Pour le moment les demandes enregistrées sont les suivantes :

  •  Approbation des comptes, vote du budget 2021 ; élection du conseil syndical de Bâtiment ; Bâtiment I changement des  colonnes d'eau  chaude et évacuation des eaux usagées  des deux côtés  cuisine  (petit et grand appart) ; Bâtiment 3, demande de pose d’une climatisation par Mr Destailleur ; Bâtiment V, installation de la visiophonie ; Bâtiment VI, mise en place d'un système de vidéo surveillance ; Bâtiment VII, peinture du hall d'entrée et des escaliers – portes local poubelles ;
  • Election du Syndic, autorisation donnée à la police de pénétrer dans les parties communes ;  demande de Mme Leduc pour élargir les documents accessibles sur l’extranet ; demandes de Mme Deram pour le contrôle quinquennal des ascenseurs – concernant  la répartition des charges d'ascenseur,

     c)    Fond de travaux : cette question sera inscrite d'office à l'ordre du jour mais dans l'attente d'éclaircissement quant à son éventuelle affectation et utilisation. L'affectation d'une somme conséquente sur la ligne travaux du budget primitif est également évoquée comme alternative.

 2)    Travaux : 
La mise aux normes et la possibilité d'installation des bornes électriques dans les garages suivant le devis d'Océa sera soumis à l'AG.


3)    Questions diverses :

    a)     Demande de relancer un appel de mise en concurrence pour le contrôle quinquennal des ascenseurs (2016-2021) avant la fin du contrat Orona (2021)

     b)    Contact a été pris avec le nouveau propriétaire du "Maxime" afin d'attirer son attention sur les contraintes concernant l'installation de son commerce et la nécessité d'obtenir l'accord de la copropriété. Le président du B.VI suivra le dossier.

    c)    L'installation de panneaux "Rouler au pas" aux entrées est évoquée, sans décision.

 La prochaine réunion du CSg pourrait avoir lieu lundi 5 octobre en audio ou visioconférence. La séance est levée à 20h30.


Vu par monsieur Cornil, Syndic

 

Le président

Christian Maes

vendredi 10 juillet 2020

Compte-rendu du conseil syndical général du 6 juillet 2020 (visio conférence)

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Desserey, Bât VI, président ; M. Leur, Bât I, président

Invitée :Mme Desserey, CS Bât VIII ;

·        M. Cornil,     M. Petit, syndic

Excusé : M. Delebecque, Bât. IV, président

 La séance est ouverte à 18h00


1)  Préparation de l'assemblée générale :
 elle se tiendra fin septembre par visioconférence en deux étapes, Bâtiment par bâtiment puis une AG générale avec les délégués de chaque bâtiment qui auront recueilli l'avis de leurs mandants.
Un premier point sur l'ordre du jour des bâtiments est fait ; outre l'approbation des comptes, le vote du budget 2021, l'élection du conseil syndical de Bâtiment ; inscrire au Bâtiment I changement des  colonnes d'eau  chaude et évacuation des eaux usagées  des deux côtés  cuisine  (petit et grand appart) ; au Bâtiment V, installation de la visiophonie ; au Bâtiment VI, mise en place d'un système de vidéo surveillance. au Bâtiment VII, peinture du hall d'entrée et des escaliers,

 

2)    Finances : Le Rgdd 2019 n'est toujours pas à jour, il est souhaité également que celui du premier semestre 2020 soit mis en ligne. Les modalités de consultation des documents et les propositions budgétaires du syndic pour 2021 devront parvenir avant fin août. Dans un proche avenir l'ensemble des documents pourra être consulté sur le site (nouveau logiciel du cabinet Cornil)

 3)    Dalkia : Afin de rectifier éventuellement les dépenses, une réunion avec Dalkia sur les           intéressements doit être programmée dès que possible par visioconférence. Il est                   souhaité que le tableau général sur ce sujet soit envoyé avant la réunion.

Un devis sera demandé pour l'installation de vannes d'équilibrage pour tous les Bâtiment sauf le III et le VII. A cette occasion il est rappelé l'interdiction de supprimer ou de modifier les radiateurs sans avis positif de l'assemblée générale.

 

4)    Questions diverses :

    a)    troubles de voisinage au Bâtiment 1, un nouveau courrier sera adressé au propriétaire concerné.

    b)    Monsieur Leur souhaite que l'on puisse étudier la remise en peinture des éléments colorés de la façade arrière du rez de chaussée jusqu'au premier étage.

 

5)    La prochaine réunion du CSg aura lieu le 7 septembre 2020 à 17h45 par visioconférence (préparation de l'ordre du jour des assemblées générales)


Le secrétaire

 

Le président

Christian Maes

 


vendredi 1 mai 2020

Contrat de syndic et AG reportés

En italique texte adapté à la copropriété...
"Compte tenu du délai nécessaire pour la tenue d’une assemblée générale de copropriétaires et du nombre d’assemblées générales à organiser par les professionnels, le gouvernement vient de prolonger tous ces délais par une nouvelle ordonnance.
Ainsi, tous les contrats de syndic expirant entre le 12 mars et le 24 juillet sont prolongés sont « renouvelés » jusqu’à maximum 8 mois (et non plus six mois) après la fin de l’état d’urgence sanitaire, ce qui porte pour les arcades la date butoir au 19 janvier 2021 . L’assemblée générale devra impérativement se tenir dans ce délai pour désigner le syndic au plus tard le 19 décembre 2020 (sans doute avant compte tenu du délai d'envoi des procès verbaux)

Le nouveau texte précise également que les mandats des conseils syndicaux qui devaient expirer pendant le confinement (après le 12 mars) sont « renouvelés » jusqu’à la prochaine assemblée générale."

mardi 3 mars 2020

Compte-rendu du conseil syndical général du 2 mars 2020



Présents :
Membres : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Desserey, Bât VI, président ; M. Delebecque, Bât. IV, président jusque 19h30.
Invités  Mme Deram, CS Bât V ; Mme Gamet, CS Bât VII ; M. Demarque, CS Bât V ; Mme Desserey, CS Bât VIII ;
·         M. Petit, syndic
Participants : Mme Lefebvre, Bât. VI ; Mme Cary,Bât.VII ; M. Destailleur, Bât III ; Mme Fremaux, Bât. VI
Excusé : M. Leur, Bât I, président

M. Maes ouvre la séance à 18h35

1)    Garages, alimentation électrique.
a)    Installation de bornes de rechargement par garage, deux copropriétaires ont fait connaître leur intérêt, La société Océa mettra en œuvre cette possibilité d'installation après décision de l'Assemblée générale d'autoriser la pose d'un nouveau compteur.
b)    Décision de vérifier la conformité de l'alimentation des garages et de procéder à une mise aux nomes (garages de 1 à 27), de vérifier la source d'alimentation des garages 43 à 60

2)    Préparation de l'assemblée générale
a)    Contrat de syndic : le CSg enregistre une seule candidature celle du cabinet Cornil, il donne à priori un avis favorable pour une présentation au vote de l'assemblée générale sous réserve d'une réponse à quelques interrogations et remarques dont une synthèse sera envoyée à M. Cornil avant examen au prochain CSg. A cette occasion une rencontre avec le cabinet Cornil peut être programmée en journée par les conseillers syndicaux qui le souhaitent.
b)    Calendrier : mise en place de l'ordre du jour le jeudi 23 avril à 18 h chez Cornil, date butoir pour l'ordre du jour le 9 mai, envoi des convocations semaine 20.
c)    Règlement de copropriété, avis favorable à une proposition de modification (voir annexe 1)

3)    Nettoyage des Arcades
Après examen des devis et des conclusions suite aux essais l'entreprise Bio multjet pourrait être retenue, le devis de l'ordre de 5600 € à renégocier, sera soumis à l'assemblée générale.

4)    Dalkia
Dans l'attente d'une réunion et devant les réclamations de certains bâtiments, le paiement des intéressements débiteurs et des taxes est suspendu.

5)    Finances
Mise en demeure pour cinq copropriétaires très en retard par lettre de relance.

6)    Questions diverses
La dératisation a été demandée à la ville ; Toitures : des chapeaux sur conduite extérieures sont manquants, voir la date du contrôle annuel des terrasses ; Besoin de poubelles noires (minimum deux) pour les Bâtiments II, V et VI.

Prochaine réunion du CSg : lundi 6 avril. La séance est levée à 20h15

Le secrétaire

Le président
Christian Maes


Annexe 1
Proposition de modification du règlement de copropriété

Article 24 c) Mode d'occupation
§ 1 : ajouter après "ou artisanale", de location touristique, de colocation, de sous location et notamment…"
§ 2 : supprimer "sans limitation de nombre" et ajouter après "à l'exception de celles" accueillant des patients ou du public ou dont ….


Annexe 2 : pour mémoire
Extrait du règlement de copropriété: article 24


jeudi 13 février 2020

Compte-rendu du conseil syndical général du 10 février 2020


Présents :
Membres : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Desserey, Bât VI, président
Invités  Mme Deram, CS Bât V ; Mme Gamet, CS Bât VII ; M. Demarque, CS Bât V ; Mme Desserey, CS Bât VIII
·        M. Petit, syndic
Participant : Mme Lefebvre, Bât. VI
Excusés : M. Delebecque, Bât. IV, président ; M. Leur, Bât I, président

M. Maes ouvre la séance à 18h35

1)    Préparation de l'assemblée générale
A ce jour aucune proposition de syndic pour mise en concurrence n'est parvenue. Rappel adressé à tous les copropriétaires :

Il est demandé aux propriétaires qui le souhaitent de proposer au CSg (avant le 2 mars) d'autres cabinets. Les propositions seront examinées par le CSG et une commission ad-hoc sur la base du contrat type pour être présentées avec avis aux assemblées générales. L'examen aura lieu le 2 mars 2020.
(Rappel : tout copropriétaire peut directement déposer une candidature directement à l'AG)

D'ores et déjà prévoir le renouvellement des conseils syndicaux de Bâtiment et leur président. Une proposition de modification du règlement de copropriété concernant les locations meublées et les professions libérales sera examinée.

2)    Finances
Quelques propriétaires sont de nouveau en retard sur le paiement des charges (Suivi en cours), quelques erreurs d'imputation sont à corriger dans le Rgdd (Relevé général des dépenses) à consulter en ligne sur l'espace client (comptabilité/relevés des dépensesCC/2019)
Des taxes d'habitation avec pénalité pour les loges sont parvenues au syndic pour les bâtiments II, III, V et VI. Il est demandé au syndic (pour les Bât. II et V) de demander aux impôts l'annulation et le suivi de ces mises en demeure, les loges n'étant pas occupées (Rappel : Les taxes sur locaux vacants avaient été annulées en 2016)

3)    Relations avec Dalkia
Des bâtiments rencontrent des difficultés dans leur demande d'intervention (notamment le B. V et le B. VI), une réunion avec Dalkia sera programmée début mars au sujet des intéressements. Le B. V renouvèle son contrat et les différents calculs de charges sont en discussion afin de servir de point de comparaison pour les autres Bâtiments.

4)    Garages
L'alimentation électrique est défaillante avec des pannes fréquentes. Un devis sera établi pour mise en conformité. Il est demandé impérativement aux propriétaires de ne brancher aucun appareil entraînant des surcharges.
Pour les véhicules électriques il est décidé de demander à la société Océa la possibilité d'installer des bornes spéciales dans les garages. Prière aux propriétaires qui le désirent de se faire connaître rapidement auprès du CSg et du syndic.

5)    Nettoyage de la galerie.
Quatre devis sont examinés allant de 3000 € à 5500 € suivant l'importance du nettoyage (sol et piliers).Une démonstration sera demandée avant décision. Ce dossier est suivi par Mme Deram (CS du Bât; V)

6)    "Tout à l'égout"
Les travaux de la MEL sont en cours rue Salembien. Dès leur "feu vert" un devis de raccordement sera établi, nous avons trois ans pour en décider.

7)    Sécurité
De nouvelles effractions ont eu lieu. Une grande vigilance est demandée à chacun notamment dans la fermeture des portes d'entrée. Aucune solution de prévention collective n'est envisagée.

8)    Questions diverses
a)    Demande à faire à la ville pour une intervention de dératisation.
b)    Bien que l'activité de conseiller syndical soit bénévole, des frais de fonctionnement (ex. cartouches d'encre…) peuvent être demandés sur justificatif par ceux qui le désirent, à imputer aux bâtiments ou au compte général (de l'ordre de 50 €) sauf mission spéciale.
c)    Le pignon rue d'Havré a été détérioré par des grilles posées par la ville. Une intervention est nécessaire.

9)    Calendrier
2 mars CSg (premier examen des dossiers de renouvellement du syndic), rencontre avec Dalkia (à confirmer) ; 6 avril CSg (examen des dossiers en cours) ; 4 mai Csg préparatoire (si nécessaire) ; 12 mai CSg au cabinet Cornil (mise au point de l'ordre du jour de l'AG) ; 13 juin Assemblée générale.

La séance est levée à 21 h.