Compte-rendu du CSg du 5 décembre 2016

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem représentant Mme Cary, Bât. VII, présidente ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Delebecque, Bât IV, président ; M. Leur, Bât I, président ; Mme Leduc, Bât III, présidente.

Invités :; M. Demarque, CS Bât V,

Participants : M. Mulleman, Bât III. ; Mme Deram, Bât V ; Mme Lefebvre, Bât VI.

Excusées : Mmes Cary et Pinset

·         M. Maes, président, ouvre la séance à 18 h 35

1)    Trésorerie.

a)    Point des débiteurs : quelques propriétaires ont fait l'objet de relance, un seul cas actuellement en contentieux au Bât IV.

b)    Isolation des toitures, la prime C2E de 13688,62€ sera versée ce mois-ci

c)    Comptes : le litige avec Dalkia étant réglé (Bât II), consultation possible au mois de janvier.

d)    Taxe locaux vacants : l'exonération de ces taxes a été demandée par le syndic avec documents à l'appui…

2)    Travaux

a)    Portail rue Salembien remis en état

b)    Nettoyage de la cour effectué, demande sera établie sur devis pour le ramassage des feuilles sur toitures garages.

c)    Fuite pignon au Bât VIII, expertise en cours (problème de l'affectation de la charge)

d)    Mur mitoyen avec l'hospice d'Havré : devis de réfection a été envoyé par la mairie qui se charge de la mise en œuvre. Divers points sont à éclaircir (détail des travaux à l'intérieur, coût 50% pour la copropriété soit 13289,97€…)

e)    Avant les travaux de voirie rue Salembien, faire le point sur d'éventuelles interventions de la copropriété, en particulier la pose de la fibre..)

3)    Contentieux

a)    Copropriété/SCI Adélie : attente de la date du jugement

b)    Copropriété et BâtIV/Degraef. Appel sera déposé, le CSG donne mandat aux présidents respectifs avec le syndic du choix du nouvel avocat

4)    Préparation de l'AG

a)    Le contrat du syndic (cabinet Cornil) arrive à son terme le 9 juin 2017 et est à renouveler. Il est demandé aux propriétaires qui le souhaitent de proposer au CSg (avant le 6 février) d'autres cabinets pour une éventuelle mise en concurrence. La procédure suivante est souhaitée : les propositions seront examinées par le CSG et une commission ad-hoc sur la base du contrat type pour être présentées avec avis aux assemblées générales. Un premier examen pourrait être réalisé le 6 février 2017. (Rappel : tout copropriétaire peut directement déposer une candidature directement à l'AG)

b)    Cette information est à diffuser à tous les copropriétaires par le truchement de chaque président de Bâtiment

c)    Les conseils syndicaux seront également renouvelés

d)    La date de l'Assemblée générale pourrait être le samedi 20 mai avant la fin du contrat de notre syndic actuel.

5)    Questions diverses :

·         Une validation des travaux de toiture devrait, conformément aux indications de l'architecte être effectuée au bout d'un an. A mettre en œuvre. (Mme Leduc)

·         Dalkia doit revoir certaines prestations au Bâtiment I. (M; Leur)

·         Le changement "d'une carte" permettrait l'ouverture plus rapide du portail "Salembien", à voir et mettre en œuvre avec "Carton". (Mme Gomes)

·         Le changement du boitier électronique de l'ascenseur de service du Bât.II n'est toujours pas mis en œuvre malgré décisions. (M. Favrie)

 Prochaines réunions ordinaires du CSg : les 6 février 2017, 3 avril, 25 avril (sous réserve, avec le syndic, ordre du jour de l'AG), (Retenir en cas de besoin les 9 janvier 2017, 6 mars).

Le secrétaire

Le président Christian. Maes

Compte-rendu du CSg du 19 septembre 2016

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. 8, présidente ; M. Maes, Bât. 5  président ; Mme Cary, Bât. 7, présidente ; M. Delebecque, Bât 4, président ; Mme Leduc, Bât 3, présidente.

Invités :; M. Desmadryl, Bât 1 ; M Demarque, Bât 5.

Excusé; M. Leur

 ·         M. Maes, président, ouvre la séance à 18 h 35. Il rappelle que cette réunion, convoquée en urgence, a pour unique objet de donner un avis et des instructions au Syndic concernant les "Taxe sur Locaux Vacants" 2015 pour lesquelles nous venons de recevoir des mises en demeure de payer avec pénalité. Elles concernent les Bâtiments I, IV, V, VII et VIII.

Mme Leduc qui s'est rendue au service des impôts apporte des précisions.

·         Les TLV de 2014 (Bât I, VII et VIII) ont été payées avec les pénalités. La réclamation du syndic (décision de CSg) a été rejetée (en date du 22 août 2016) au motif que la preuve de la nécessité de travaux dépassant 25% de la valeur des loges n'a pas été fournie.

Relevé de conclusions et décisions.

·         Il est décidé de demander au service des impôts l'annulation de cette taxe pour 2014 et à fortiori pour 2015.

·         Une estimation de la valeur de chaque loge sera établie avec un devis de travaux de rénovation et de mise aux normes sera mis en œuvre et transmis aux services des impôts par le syndic dans un délai de deux mois c'est-à-dire avant le 22 octobre. Le choix du prestataire sera fait par le syndic.

·         Il convient de ne pas régler les pénalités puisque l'origine de l'erreur est l'envoi à une adresse erronée des avis d'imposition (sur conseil des impôts dixit Mme Leduc).

Compte-rendu du CSg du 5 septembre 2016

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. 8, présidente ; M. Maes, Bât. 5  président ; Mme Cary, Bât. 7, présidente ; M. Favrie, Bât 2, président ; Mme Pinset représentant M. Desjacques, Bât 6, président ; M. Martin représentant M. Delebecque, Bât 4, président ; M. Leur, représentant M. Bogarim, Bât 1, président ; Mme Leduc, Bât 3, présidente.

Invités :; M. Destailleur, CS Bât 3,

Participants : M. Mulleman, Bât 3. ; M. Bogarim, Bât 1 ; Mme Ghestem, Bât 7 ; Mme Deram, Bât 5 ; M. Liard, Bât 7 ; Mme Beaucamp, Bât 6

·         M. Petit, (cabinet Cornil) ; M. Desmadryl, Bât 1

Excusés; MM Delebecque et Desjacques ; M. Demarque, CS Bât 5.

·         M. Maes, président, ouvre la séance à 18 h 35

·         Mme Leduc est désignée secrétaire de séance

M. Maes annonce la démission de M. Bogarim. La composition du conseil syndical du Bâtiment 1 et de son représentant au CSg devra être décidée lors d'une AGE prochaine.

1)    Portail rue Léon Salembien

Le CSg décide la réfection du portail de la rue Salembien suivant les devis de l'entreprise Carton (ferronnerie : 2367,42 €, moteurs : 2381,42 €) par 5 voix contre 3 voix (Mme Cary, MM Favrie et Maes) ne souhaitant dans un premier temps que la réparation de ferronnerie

2)    Entretien des terrasses et de la cour

Décision de demander à Qualitoo le nettoyage de la cour suivant sa proposition à l'exception du passage au nettoyeur haute pression.

Mandat est donné au Président de décider le nettoyage des terrasses de garage dès que nécessaire (uniquement "enlèvement de l'eau stagnante, des feuilles et divers déchets"). Nouveau devis à demander

3)    Modalités d'intervention de copropriétaires pour travaux

Toute intervention à titre bénévole se fait sous la responsabilité civile de ces copropriétaires, avec accord du CSg ou du CS du Bâtiment concerné. Des interventions rémunérées peuvent être décidées sous réserve d'accord du président du CSg et donner lieu à un contrat.

4)    Contrats ascenseurs

Après négociation par le Syndic, acceptation par tous les bâtiments du nouveau contrat qui prévoit pour ce qui concerne le dépannage : "Du lundi au dimanche, délai d’intervention 4 heures sur la plage horaire de 8h00 à 22h00 pour un appel avant 18h00. Pour les appels reçus sur la plage horaire 18h00 – 8h00, les interventions s’effectueront dans la matinée. Pour les personnes bloquées, le délai d’intervention est de: 60 minutes 24h00 sur 24h00 et 7 jours sur 7.". Gain global 5135,02 € (à valider par chaque président).

5)    Les comptes du 1^er semestre 2016 seront à votre disposition courant septembre chez le Syndic.

6)    Dossiers en cours :

Mur mitoyen, nécessité d'une nouvelle interpellation de la mairie. Rénovation terrasses garages côté Nord (coût estimé par MFGD : 47 504,77 €).

7)    Petits travaux urgents.

L'accord du président du CSg, pour ce qui est de sa compétence, est indispensable pour une prise en charge au budget général.

8)    Questions diverses évoquées.

Changement du clavier de l'ascenseur de service au Bât 2, accès PMR suivant devis aux Bât 2,3 et 5, remboursement des trappes de désenfumage, état des pignons face Nord, fuite d'eau cave de la crêperie, Réunion d'une AGE du Bât. 1 pour travaux ascenseur.

9)    Calendrier

Prochaines réunions ordinaires du CSg : les 7 novembre, 6 février 2017, 3 avril. (Retenir en cas de besoin les 3 octobre, 5 décembre, 9 janvier 2017, 6 mars, 15 mai.

Le secrétaire Marie-Dominique Leduc

Le président Christian. Maes

Rencontre avec le Syndic, point des dossiers...

Relevé de conclusions.

1) Report une nouvelle fois de l'assemblée générale au samedi 25 juin 2016.
Des éléments comptables manquent toujours venant de Dalkia (notamment au sujet du P1) pour établir des comptes fiables et définitifs conforme aux contrats

2) Crédits d'impôts : pour les toitures, M. Cornil tiendra à la disposition des copropriétaires la facture globale détaillée certifiée, ceci en cas de contrôle.

3) TF :

• les différences entre les bâtiment proviennent des différences de bases imposables (valeurs locatives) déterminées par les impôts.
• Le syndic fait une démarche auprès des impôts pour connaître les surfaces ou lots de chaque bâtiment soumis à la taxe foncière. Il en sera donné connaissance à chaque président.

4) Taxe locaux vacants :

• le syndic demandera une remise gracieuse des pénalités de retard ou les prendra en charge lui même.
• Le syndic contestera officiellement et globalement sur le fond la pertinence de la TLV en raison de la non occupation des appartements concierge pour "vétusté".
  
• Une résolution sera inscrite à l'ordre du jour de l'AG de chaque Bâtiment lui permettant le déclassement des appartements "concierge" en locaux communs ; supprimant ainsi de fait la possibilité de TLV. (Vote article 26).

5) Démarche effectuée auprès de Orona (maintenance ascenseurs) pour qu'il inclut les téléphones d'ascenseurs dans les contrats.

6) Pour un meilleur suivi, le point des factures sera réalisé par semestre (ex : fin juin pour le premier semestre 2016)

7) Ajout à l'ordre de jour : Bât. II : modification des réglages ascenseurs de service ; Bât VII : rénovation des portes appentis (Courrier urgent à faire de la part du président) ; rappel : est inscrit d'ores et déjà pour les Bâtiments concernés :  trappes de désenfumage et répartiteurs de calories.

8) Je coordonnerai avec monsieur Cornil l'ordre du jour définitif de l'AG avant l'envoi dans les délais.

9) Réponse est demandée d'urgence aux interrogations du Bât III.

10) Hors AG : travaux PMR acceptés pour les Bât. II, III, V et VI. (Devis Labit, à voir avec chaque président pour tout ou partie)

Compte-rendu du CSg extraordinaire du 9 mai 2016

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. 8, présidente ; M. Maes, Bât. 5  président ; M. Destailleur, représentant Bât 3, Mme Cary, Bât. 7, présidente ; M. Favrie, Bât 2, président ; M. Bogarim, Bât 1, président ; M. Desjacques, Bât 6, président ; M. Delebecque, Bât 4, président.

Invités : M. Leur, CS Bât 1 .

Participants : Mme Lefebvre, Bât 6 ; M. Mulleman, Bât 3 .

·         M. Petit, (cabinet Cornil).

Excusés : Mme Leduc, CS Bât 3 ; M. Debuys, Bât 6.

·         M. Maes, président, ouvre la séance à 18 h 33          

1)     Report des assemblées générales le 18 juin à 9h30.

2)     Point sur l'ordre du jour de l'AG

Le compte rendu de la réunion chez "Cornil" est validé.

A ajouter : travaux ascenseurs (Bât 2) et répartiteurs de calories (Bât VII) et réfection portes appentis, accès PMR, répartiteur de calories (Bât VI)

3)     Impôts et taxe foncière,

a)     Taxes : Contester sur le fond le rappel de la taxe sur locaux vacants pour les Bâtiment 1, 7 et 8.

b)    Devant l'incohérence des impositions, demande de faire le point sur la situation des conciergeries vis-à-vis des impôts !

4)     Crédits d'impôts

a)     Toitures : incohérence du cabinet Cornil sur la somme déductible : demande impérative de mise au point urgente pour chaque copropriétaire. Nécessité d'une facture détaillée de la part d'ETC pour justificatif. (Rappel de la demande du dernier CSg "notification du crédit d'impôt, le syndic indiquera le montant déductible à chaque copropriétaire ainsi que le montant de la prime C2e")

b)    Dalkia : ventiler en urgence la quote-part de chaque copropriétaire sur les tantièmes de chauffage.

5)     Compte 2015

Interrogation sur le décompte Dalkia (P1 au 1/1/2016 ou en octobre 2016 ?). Dans l'attente le CSg émet toutes réserves.

6)     Travaux

a)     Accès PMR : les bâtiments qui souhaitent les travaux doivent faire remonter leur demande pour coordination en spécifiant les parties du devis qu'ils souhaitent.

b)    Demande urgente devis pour réparation du portail rue Salembien pour décision du CSg.

c)     Mise en place d'un tableau électrique avec décompteur pour l'alimentation des garages.

d)    Désenfumage : la décision définitive doit être prise lors des AG : mise en œuvre sur la base du devis "Axis", déjà payé ou annulation de la résolution ou choix d'une autre solution (Cf; dossier Véritas)

e)     Accélérer l'expertise de rénovation des toitures garages, pour décision.

7)     Divers

·         Interrogation sur la disparité des coûts des "GSM" ascenseurs.

·         Les membres du CSg font part de leur mécontentement sur les retards ou l'absence de réponse cohérente du syndic sur plusieurs dossiers

La séance est levée à 21h15. Prochaine réunion ordinaire le 3 octobre (retenir le 27 juin ou le 6 juillet ou le 5 septembre en cas de besoin)

Compte-rendu du CSg du 4 avril 2016

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. 8, présidente ; M. Maes, Bât. 5  président ; Mme Cary, Bât. 7, présidente ; M. Favrie, Bât 2, président ; M. Martin, CS Bât 4 représentant M. Delebecque, Bât 4, président; Mme Leduc, CS Bât 3 représentant le Bât 3.

Invités : M. Leur, CS Bât 1.

Participants : Mme Lefebvre, Bât 6 ; M. Liard, Bât 7; Mme Deram, Bât 5 ; Mme Ghestem, Bât 7 ; M. Desmadryl, Bât 1

Excusés : M. Desjacques, Bât 6, président ; M. Mulleman, Bât 3 ; M. Delebecque. 

·         M. Maes, président, ouvre la séance à 18 h 32

·         Mme Leduc est désignée secrétaire de séance.

·         Aucune remarque n'est formulée sur le compte rendu du CSg du 1^er février

1)     Point des décisions prises lors du dernier CSg

a)     trappes de désenfumage, L'étude réalisée par l'Apave offre deux possibilités d'installation en plus de celle déjà proposée. Cela conduit à des travaux vers la cage d'ascenseur. L'entreprise FPI Incendie proposera des devis. Dès réception chaque Bâtiment concerné doit apporter sa réponse pour travaux dans les plus brefs délais (ceci avant l'AG). Pour le Bâtiment 8 (non concerné par l'étude) la mise en œuvre doit être immédiate sur la base du projet Axis

b)     accès mobilité réduite à l'arrière, Un nouveau devis a été réalisé avec deux possibilités complémentaires (723,55€ HT et 353,40HT), décision à prendre par entrée avant l'AG.

c)     pompe de relevage. Seul, le bâtiment 6 a fait une demande auprès du syndic, à mettre en œuvre.

2)     Nettoyage de la cour et passages,

Demande confirmée à Qualitoo. (attente du devis)

3)     Encombrants (modalités de ramassage),

Décision de ne pas établir de convention avec Esterra. En cas de besoin demande de rendez-vous établi par le copropriétaire concerné sous sa responsabilité.

4)     Travaux

a)     Porches : Il est souhaité suite à une détérioration des sols d'étudier si nécessaire la possibilité d'une réparation des carrelages afin d'éviter tout risque de chute ou de crevaison

5)     Entretien des terrasses des garages.

Pour les garages : Malgré l'intervention de curetage des évacuations d'eau, des fuites et de l'humidité sont toujours présentes dans certains locaux. Soumettre après étude et expertise à l'AG une résolution de réfection de tout ou partie des terrasses garages.

Rappel de la demande de nettoyage par Qualitoo.

Reprendre contact avec la mairie pour la réfection du mur mitoyen.

6)     Point sur les réserves formulées à Dalkia :

Problème de distribution d'eau chaude au Bâtiment 2 non résolu. Contact avec Dalkia nécessaire.

7)     Point des contentieux,

Affaire Degraefe toujours en cours avec avocat du bâtiment 4, Affaire SCI Adélie : l'avocat du syndicat de la SCi a remis ses conclusions…

8)     Préparation des AG du 28 mai 2016

a)      Avant la réunion technique préparatoire des présidents chez "Cornil" le 20 avril 2016 à 18 h. Il est nécessaire de faire remonter les souhaits de résolution tant pour l'immeuble que pour chaque Bâtiment.

D'ores et déjà sont prévus : Compte séparé, Intranet, achat de lot (Bât 1 et 8)…

b)     Recommandation : tenir une assemblée officieuse de chaque bâtiment pour préparer l'AG, prévoir un budget 2017 détaillé comportant une somme suffisante pour petits travaux ou rénovation.

9)     Communication dans la copropriété :

L'intranet sera mis en place dès juillet par notre Syndic.

Le CSg décide de renouveler (31,20€) le nom de domaine du blog officieux http://www.coproarcades.fr et de le placer sous la responsabilité du Conseil syndical général sur le fond et la forme. Le but étant de fournir des informations et de permettre l'échange entre copropriétaires. Un appel à inscription sera envoyé. Il ne se substitue en aucun cas au fonctionnement officiel de notre copropriété. Merci à M. Soyer pour son aide technique. Bilan sera fait dans un an.

La séance est levée à 20h45. Prochaine réunion ordinaire lundi 27 juin 2016, 18h30 (retenir le 2 mai, en cas de besoin)

Le secrétaire Marie-Dominique Leduc

Le président Christian. Maes

Compte-rendu du CSg du 1er février 2016

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. 8, présidente ; M. Maes, Bât. 5  président ; M. Destailleur, Bât 3, président ; Mme Cary, Bât. 7, présidente ; M. Favrie, Bât 2, président ; M. Bogarim, Bât 1, président ; M. Desjacques, Bât 6, président.

Invités : M. Martin, CS Bât 4 ; Mme Leduc, CS Bât 3 ; Demarque, CS Bât 5 ;

Participants : Mme Lefebvre, Bât 6 ; M. Mulleman, Bât 3 ; M. Liard, Bât 7 ; M. Debuys, Bât 6 ; Mme Deram, Bât 5 ; Mme Ghestem, Bât 7 ; M. Leveque (Madepa), Bât 7 ; M. Bacquié, Bât 3 propriétaires 

·          M. Cornil, Syndic et M. Petit, (cabinet Cornil).

·         M. Maes, président, ouvre la séance à 18 h 33

·         M. Destailleur est désigné secrétaire de séance.

·         Aucune remarque n'est formulée sur le compte rendu du CSg du 4 novembre

1)     Point des décisions prises lors du dernier CSg

a)     trappes de désenfumage, les Bâtiments qui souhaitent annuler la décision de travaux déposeront une résolution idoine à leur assemblée générale. Pour les autres en accord avec les présidents la mise en œuvre des travaux doit être immédiate.

b)     accès mobilité réduite à l'arrière, Le devis proposé n'est pas conforme à la demande, une rencontre avec l'entreprise et le président sera programmée

c)     pompe de relevage. Aucune demande n'a été remontée. La décision est à prendre par les bâtiments qui le souhaitent

2)     Nettoyage de la cour et passages,

Un devis sera demandé à Qualitoo pour une intervention semestrielle, accord définitif au prochain CSg.

3)     Encombrants (modalités de ramassage),

Décision d'établir un contrat de ramassage avec Esterra. Le lieu de dépôt, la fréquence et les modalités seront communiqués à tous les copropriétaires. Merci à Mme Leduc qui coordonnera ce dossier.

4)     Travaux

a)     Porche rue Salembien, Accord sur les travaux de réparation pris en charge par l'assurance (1069,24 € HT) et sur la pose d'une trappe de visite (265.45 € HT)

b)     proposition d'aménagement de la cour face aux bâtiments 6 et 7. Avis à priori favorable, Il est demandé un avant projet sommaire à M. Debuys qui en est l'initiateur. Le CSg donnera un avis sur les conditions de faisabilité, les AG des bâtiments concernés prendront les décisions lors de leur AG

5)     Entretien des terrasses des garages, des terrasses commerces et appentis.

Pour les garages : Il est décidé de faire vérifier l'évacuation de eaux de pluie avec débouchage, de faire inspecter l'état des terrasses, d'opérer les réparations urgentes (fuite dans certains locaux), de soumettre à l'AG une résolution de réfection de tout ou partie des terrasses garages. Au vu des conclusions de l'expertise, un contrat d'entretien sera mis en œuvre. Pour les commerces et appentis, cela relève des propriétaires ou du bâtiment concerné.

6)     Dératisation, En raison de la présence de souris signalée dans certains bâtiments, il est décidé de faire intervenir une entreprise dans les différentes caves.

7)     Toitures :

a)     notification du crédit d'impôt, le syndic indiquera le montant déductible à chaque copropriétaire ainsi que le montant de la prime C2e

b)     levée des réserves. Il reste des problèmes d'étanchéité à résoudre au dessus du Bâtiment 3. Intervention auprès du maître d'œuvre.

8)     Point sur les réserves formulées à Dalkia lors de la réception des travaux de chaufferie :

Il reste de travaux à effectuer au Bâtiment 2

Bruits Bâtiment 8 : à voir d'urgence en raison de la persistance d'un bruit sourd et continu, il est signalé également des bruits de pompe de façon aléatoire au Bâtiment 5.

9)     Point des contentieux,

Affaire Djerroud est réglée, Degraefe en cours avec avocat du bâtiment 4, Affaire SCI Adélie : l'avocat du syndicat a remis ses conclusions…

10)  Trésorerie, Un problème de retard important avec un commerçant est en passe d'être réglé par la vente.

11)  Préparation de l'AG

a)     Calendrier : Elle se tiendra le samedi 28 mai 2016 à partir de 9 h 30. La réunion technique préparatoire des présidents chez "Cornil" le 20 avril 2016 à 18 h. Il est recommandé aux présidents de réunir une assemblée générale officieuse de leur bâtiment afin de préparer l'AG officielle.

b)     Obligations éventuelles de la loi Allur : diagnostic énergétique, fonds de travaux… Conseil demandé au syndic: en raison du nombre de lots et de l'évolution des critères, il n'est pas nécessaire d'inscrire ces sujets  Cependant une résolution peut être inscrite pour les Bâtiments qui le désirent.

c)     Conformité avec le règlement de copropriété : Pour des raisons pratiques de temps et de coût, la forme d'organisation habituelle des assemblées générales intégrées est approuvée par le CSg

12)  Dématérialisation des envois du syndic : en cours dans l'attente des décrets d'application.

13)  Questions diverses

Portes appentis : il appartient à chaque conseil syndical de bâtiment concerné de décider leur remplacement sachant que certains locaux sont des lots privés.

La séance est levée à 20h45. Prochaine réunion ordinaire lundi 4 avril 2016, 18h30 (retenir les 7 mars, 2 mai, 27 juin (au lieu du 6 juillet) en cas de besoin)

Le secrétaire Marcel Destailleur

Le président Christian. Maes