Compte-rendu du conseil syndical général du 2 décembre 2019

Présents :

Membres : Mme Desserey, CS Bât VIII représentant Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; M. Delebecque, Bât. IV, président ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Leur, Bât I, président ; M. Desserey, Bât VI, président

Invités  Mme Deram, CS Bât V ;. Mme Gamet, CS Bât VII ; M. Demarque, CS Bât V ;

M. Petit, syndic

Excusée : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente 

M. Maes ouvre la séance à 18h35

1) Trésorerie et finances

Examen de la situation : Une dizaine de relances pour retards de paiement de charges a dû être envoyée. Contentieux Subst en cours.

2) Travaux, mur mitoyen

Entre les garages 9 et 10, pour une somme de 4705,40 € (50% à charge de la copropriété), Devant l'absence de réponse de la mairie, vivement regrettée par le CSg, Mme Leduc se propose de rencontrer le médiateur. Il est décidé de faire établir un devis pour la réparation des éléments couvrants.

3) Relations avec Dalkia

Relance doit être envoyée pour que chaque président de Bâtiment ait les codes d'accès de la plateforme d'échange avec Dalkia. Les relations avec ce prestataire doivent être sérieusement améliorées.

Le contrat du Bâtiment V est en cours de renouvellement pour 2020-2024, celui-ci sera envoyé à tous les présidents pour information et remarques.

4) Préparation de l'AG

Celle-ci devant procéder au renouvellement du contrat de syndic et des conseils syndicaux, l'organisation du processus de décision sera mise en place lors du CSg de février 2020. La procédure sera identique à celle de 2017 :

Le contrat du syndic (cabinet Cornil) arrive à son terme le 19 mai 2020 et est à renouveler. Il est demandé aux propriétaires qui le souhaitent de proposer au CSg (avant le 3 février) d'autres cabinets pour une éventuelle mise en concurrence. La procédure suivante est souhaitée : les propositions seront examinées par le CSG et une commission ad-hoc sur la base du contrat type pour être présentées avec avis aux assemblées générales. Un premier examen pourrait être réalisé le3 février 2017. (Rappel : tout copropriétaire peut directement déposer une candidature directement à l'AG)

5) Entretien et nettoyage

La société Nocéa ne donne pas satisfaction à plusieurs Bâtiments. Le Bâtiment V dénoncera le contrat.

Décision de demander un devis pour un nettoyage annuel ou biannuel approfondi de la galerie.

6) Electricité

Revoir et corriger sur le Rgdd la répartition des charges des garages 1 à 27 (compteur au Bât I) et la participation du garage 26 en raison du branchement d'un véhicule électrique. 

Décision de demander auprès d'OCEA les modalités d'installation de bornes électriques dans les garages le souhaitant.

7) Fibre

Travaux et branchements effectués dans les Bâtiments VIII, VII, Travaux mais en attente de branchement dans les Bâtiments V et IV, Travaux suspendus à la demande des CS des Bâtiments III et I, Travaux en attente au Bât II et VI.

Règlement de copropriété Le propriétaire de l'appartement 88 a répondu être en conformité (interdiction de location meublée), cependant l'installation de "sanibroyeur" reste interdite. Décision d'ajouter des précisions supplémentaires au règlement de copropriété concernant les locations saisonnières, adaptées à l'évolution constatée du marché.(article 24)

8) Calendrier

Prochaine réunion du CSg : le 3 février 2020, prévoir la réunion annuelle avec Dalkia pour les comptes de 2019.

La séance est levée à 20 h

Le secrétaire

Le président Christian Maes

Compte-rendu du Conseil syndical général du 7 octobre 2019

Présents

Membres : Mme Desserey, CS Bât VIII représentant Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Gamet, CS Bât VII représentant Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; M. Delebecque, Bât. IV, président ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Leur, Bât I, président ;

Invités  Mme Deram, CS Bât V ; M. Flipo, CS Bât IV.

et M. Petit, syndic

Excusés : Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; M. Desserey, Bât VI, président ; Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ;

M. Maes ouvre la séance à 18h35

1)    Chauffage

Rappel que la date de mise en route du chauffage ou de sa fermeture se fait à l'initiative de chaque président de Bâtiment auprès de Dalkia par l'intermédiaire du syndic.

Le renouvellement du contrat de chauffage du Bâtiment V (arrivant à échéance) sera suivi par le CS du Bâtiment et par le CSg pour information méthodologique.

2)    Point financier

La situation de la trésorerie s'est assainie suite aux diverses mises en demeure et interventions mais une dizaine de copropriétaire n'ont pas régularisé leurs charges à la fin septembre et, en plus des contentieux De Graef et Subts, 3 copropriétaires ne respectent pas leur échéancier.

3)    Entretien et nettoyage.

La société Nocéa semble ne pas donner satisfaction, certains bâtiments chercheront un nouveau prestataire.

Le nettoyage de la galerie fait l'objet d'un débat, un devis sera demandé pour un nettoyage régulier.

Il est rappelé qu'il est interdit de nourrir les pigeons de plus en plus nombreux dans la cour.

4)    Maintenance ascenseur

La société Orona ne remplit pas ses charges contractuelles de maintenance toutes les six semaines. Intervention à faire.

5)    Fibre

L'installation a été réalisée aux Bâtiment VII et VIII et est en cours aux Bâtiments VI et IV;

Intervention urgente pour explication quant à la non programmation des Bâtiments V et II qui ont donné leur accord.

Les bâtiments III et I n'ont pas donné leur accord pour l'instant.

6)    Vérification de conformité au règlement de copropriété

pour l'appartement loué par la société Meckimmo quant à des travaux intérieurs non autorisés (ex. WC sanibroyeur) au Bâtiment IV permettant une location multiple par division à 4 personnes.

7)    Travaux d'entretien.

Chute de morceaux de béton dépendance du B. I, purge vu par le président. La détérioration de la façade avant du B. III reste à éclaircir et à réparer.

Mur mitoyen entre garages 9 et 10, la décision prise au CSg du 4 mars n'a pas été suivie d'effet, le dossier sera vu sur la base des devis déjà remis, après instruction et contact avec le propriétaire mitoyen, au prochain CSg.

Suite à certaines difficultés rencontrées au Bâtiment VII, il est rappelé qu'en cas de nécessité le conseil syndical concerné est habilité à ordonner des travaux ou réparations dans la limite de 3500€

8)    Divers

Accord est donné pour la note de frais de Mme Leduc pour son activité au sein du CSG.

9)    Calendrier : prochaine réunion le 2 décembre 2019.

La séance est levée à 20 h

Le secrétaire

Le président Christian Maes

Compte-rendu du conseil syndical général du 1er juillet 2019

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente  représentée par Mme Desserey, CS Bât VIII ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Desserey, Bât VI, président ; M. Leur, Bât I, président

Invités : Mme Deram, CS Bât V ; Participant : M. Mulleman, Bât III.

·     Excusés Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Delebecque, Bât. IV, président ; MM Cornil et Petit, syndic ; Absent : M. Favrie, Bât II, président ;

M. Maes ouvre la séance du CSg à 18h35

1)   Assemblée générale

Il est regrettable que plus d'un tiers des copropriétaires soit absent et non représenté, cette indifférence conduit à l'impossibilité de prendre des décisions conformes à l'article 26 (double majorité). La discussion se poursuit sur les avantages et inconvénients d'une hausse des budgets par rapport à un fonds de roulement…

2)   Finances et trésorerie

Au 30 juin le nombre de copropriétaires débiteurs reste élevé alors que l'appel de charge avec régularisation du 3^ème trimestre est parvenu. Le paiement total des charges doit impérativement être effectué immédiatement après la réception de l'appel.

Outre deux contentieux déjà évoqués, le conseil syndical évoque les cas insupportables pour la trésorerie de quelques copropriétaires débiteurs chroniques de plusieurs milliers d'euros. Il est exigé que le syndic entame ou poursuive les procédures afin de recouvrement avec suivi et rappel continu de la situation. Un courrier nominatif sera adressé en ce sens au syndic.

Assurance et sinistre : le montant de la franchise est fixe correspondant à l'indice de construction, aujourd'hui de l'ordre de 476€

3)   Questions en cours

Mur mitoyen : relance à faire auprès du service juridique de la mairie qui ne tient pas ses engagements pris lors de la rencontre avec le maire à qui le président s'adressera directement !

Stationnement : le véhicule DJ-601-BQ détérioré est abandonné sur le parking depuis plusieurs mois, sans assurance et sans contrôle technique visibles, les démarches amiables n'ont donné aucune suite, le syndic met en œuvre une procédure vis-à-vis de la police nationale.

Enseigne : la société JAPP n'a pas déposé pour l'AG dans le délai suffisant la demande d'implantation d'une enseigne en drapeau lumineuse dans les parties communes, dans l'attente le propriétaire ne peut se prévaloir d'un accord implicite et doit de nouveau déposer un dossier technique avec autorisation administrative ; l'avis négatif du CSg reste donc pertinent.

4)   Calendrier

Conseil syndical général ordinaire : les 7 octobre et 2 décembre 2019, les 3 février, 6 avril et 7 juillet 2020.

D'autres réunions en cas de nécessité peuvent être programmées le premier lundi du mois, dates à retenir éventuellement. Il est à signaler que lors de la prochaine AG de 2020, le contrat de syndic est à renouveler ainsi que les conseils syndicaux, le procédure sera identique à celle de 2017 (cf. les comptes rendus des CSG de 2017)

La séance est levée à 20h 15

Le secrétaire

Le président Christian Maes

Ordre du jour de l'assemblée générale 2019, le 25 mai

1)    Election du Président de séance  Art.24 Majorité simple

2)    Election d'un scrutateur  Art.24 Majorité simple

3)    Election du Secrétaire de séance  Art.24 Majorité simple

4)    Examen et approbation des comptes de l'exercice du 01/01/2018 au 31/12/2018  Titre vote par entrées

 5)    Validation de l'annexe 4 pour les entrées;  Titre

5-1)        Entrée 1  Art.24 Majorité simple

5-2)        Entrée 4  Art.24 Majorité simple

5-3)        Entrée 6  Art.24 Majorité simple

5-4)        Entrée 7  Art.24 Majorité simple

5-5)        Entrée 8  Art.24 Majorité simple

6)    Information concernant l'état d'avancement des procédures  judiciaires; Adélie, De Graef-Sliwinski, Subts,.. - point sur l'état des impayés.  Sans Vote

 7)    Avance constituant la réserve (fonds de roulement, si non prévu au règlement de copropriété)  Art.26 Double Majorite

8)    Approbation du modificatif du budget prévisionnel du 01/01/2019 au 31/12/2019  Titre

8-1)        Approbation du budget prévisionnel  2019 du bâtiment 1  Art.24 Majorité simple

8-2)        Approbation du budget prévisionnel  2019 du bâtiment  3  Art.24 Majorité simple

8-3)        Approbation du budget prévisionnel 2019 du bâtiment 4  Art.24 Majorité simple

8-4)        Approbation du budget prévisionnel 2019 du bâtiment 6  Art.24 Majorité simple

8-5)        Approbation du budget prévisionnel  2019 du bâtiment 8  Art.24 Majorité simple

9)    Approbation du budget prévisionnel du 01/01/2020 au 31/12/2020  Titre

10)  Constitution d'une provision spéciale en vue de faire face aux travaux d'entretien  Art.25 Majorite Absolue

11)  Bâtiment 1; décision à prendre pour la cession du mur pignon au profit du  syndicat de copropriété général  Art.26 Double Majorite

12)  Bâtiment 6; décision pour la pose de décompteurs d'eau froide pour les commerces.  Art.25 Majorite Absolue

13)  Bâtiment 8; décision à prendre pour les travaux sur le bouclage d'eau chaude.  Art.24 Majorité simple

14)  Bâtiment 8; décision à prendre pour la cession du mur pignon au profit du syndicat général des copropriétaires d ela résidence les arcades.  Art.26 Double Majorite

15)  Suite à la demande du laboratoire RENARD, décision à prendre visant à autoriser la pose d'une main courante tel que repris en document joint  Art.25 Majorite Absolue

 16)  Décision à prendre pour la cession à titre gratuit des colonnes montantes électriques au profit d'ENEDIS  Art.25 Majorite Absolue

17)  Questions diverses  Sans Vote

Compte-rendu du conseil syndical général du 1er avril 2019

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; M. Delebecque, Bât. IV, président ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Desserey, Bât VI, président ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Leur, Bât I, président

Invités  M. Demarque, CS Bât V; Mme Desserey, CS Bât VIII; Mme Gamet, CS Bât VII

·          

M. Maes ouvre la séance du CSg à 18h32

1)    La réunion avec Dalkia n'a pour l'instant eu aucun effet quant aux interventions promises.

2)    Audience auprès du maire le 19 mars 2019 de 17h à 18h45 en présence de Mme Lecardez, directeur des services juridiques.

Mur mitoyen : le maire reconnait que ce dossier a trop duré, la mairie devra nous fournir un nouveau devis concernant la réfection avec répartition de la mitoyenneté y compris avec le propriétaire de "Maison carrée" pour décision, si possible, avant l'assemblée générale ; le maire apporte des précisions sur l'avenir de l'édifice délabré "maison carrée et de l'éventualité d'une construction au droit de la rue d'Havré en continuité de notre immeuble ; la question du nettoyage de la galerie des arcades est soulevée pour un passage régulier d'une auto laveuse, la réfection de l'avenue Dron ne semble pas être programmée prochainement, le priorité étant l'aménagement du boulevard Gambetta ; il est demandé également au maire d'accélérer la mise en place de la fibre, il est signalé également les questions de sécurité…

3)    Trésorerie

Le bilan de cette fin de trimestre montre qu'il reste encore trop d'impayés. Le CSg demande au syndic de mettre en place très fermement les mesures de relance et d'assignation, il est décidé également de ne pas accepter des échelonnements de remboursement des dettes, un point est nécessaire avant l'assemblée générale.

4)    Préparation de l'assemblée générale (le 25 mai 2019) et la réunion (le 16 avril) de mise au point de l'ordre du jour de l'AG

Comptes 2018 : les remarques et rectifications nécessaires doivent être envoyées d'urgence au syndic par chaque Bâtiment. Les rectifications (à faire) des annexes 4 et 5 doivent être validées par le CSg lors de la réunion du 16.

Résolutions : fonds de roulement, proposition d'un montant de 10% du budget prélevé en quatre fois ; Pignon des bâtiments I et VIII à passer en charges générales comme pour les façades ; Isolation à "0 €", décisions par bâtiments (voir le coût du contrôle des travaux à priori et à postériori par entreprise agréée)

Sont évoqués : vote sur les procédures d'impayés, nettoyage des toitures garages et des caniveaux (accord de principe pour intervention de l'entreprise Labit), contrôle des buses de ventilation sur toiture, dépenses d'électricité des propriétaires ayant des véhicules électriques.

Rappel : tout copropriétaire ou conseil syndical peut déposer directement (ou par le CSg) au syndic une résolution à l'assemblée générale  par lettre recommandée avec AR, celle-ci doit comporter un exposé des motifs et le projet de résolution soumis au vote (délai le 15 avril). Il est souhaitable que chaque Bâtiment organise une réunion générale d'information préparatoire à l'AG

.

La séance est levée à 21 h

Le secrétaire

Le président Christian Maes

Réunion des présidents d'entrée avec Dalkia le 15 mars 2019

De 17 h à 19 h  en présence de MM. Coppin et Lemens (Dalkia) et de M. Petit

*

Conclusions établesi par Dalkia :

·         "Arcade1

- un éventuel avoir sur l'intéressement de 2017 G Coppin (voir avec Mr Vermont) 

- avoir suite à un allumage de la chaudière sans l'accord du conseil syndical.G Coppin

- cible de consommation à ajuster G Coppin

·         Arcades 2

-  Contrôle du TH de l'eau V Lemens

·         Arcades 3

- RAS

·         Arcades 4

- Devis pour pose de robinets thermostatiques et simples V Lemens

- Cible de consommations à ajuster G Coppin

·         Arcades 5

- Pression d'eau (surpresseur) à revoir V Lemens

- Préparer renégociation du contrat à compter de septembre 2019 G Coppin

·         Arcades 6

- RAS

·         Arcades 7

- Démarrages intempestifs du surpresseur V Lemens

- Contacteurs seraient à installer sur le tableau électrique d'après le technicien V Lemens

·         Arcade 8

- Pression d'eau (surpresseur) V Lemens

Pour l'ensemble des Arcades, Monsieur Maes et les différents Présidents de conseils syndicaux seront habilités à l'interface client afin de contrôler les factures, les consommations et les suivis des interventions G Coppin."

Un point du suivi des dossiers sera établi fin mars pour la réunion du CSg du 1er avril

Tableau des consommations et de l'interessement

Compte-rendu du conseil syndical général du 4 mars 2019

Présents :

Membres : Mme Gomes, Bât. VIII, présidente ; M. Maes, Bât. V  président ; Mme Ghestem, Bât VII, présidente ; M. Delebecque, Bât. IV, président ; Mme Leduc, Bât III, présidente ; M. Desserey, Bât VI, président ; M. Favrie, Bât II, président ; M. Leur, Bât I, président

Invités  M. Demarque, CS Bât V; Mme Desserey, CS Bât VIII

·         M. Petit, syndic

M. Maes ouvre la séance du CSg à 18h35

1) Préparation de l'assemblée générale

a)    Remarques sur les comptes :

Erreur d'imputation des robinets thermostatiques au B. VIII au lieu du B. VII, ventilation de l'eau froide au B. V, demande des relevés d'Océa (pour information) pour les bâtiments dont la mise en place a été effectuée en octobre 2018

b)    Dossiers :

Deux demandes de M; Demarque : étude de la démolition des appentis et des murs, côté B. VI et B. VII, en vue de l'agrandissement du parking ; devis de réfection des garde manger (suivi de M. Demarque avec syndic).

Deux demandes du B. VI, (M. Desserey) : estimation générale de l'isolation de la façade arrière ; devis de remplacement à l'identique des portes des appentis dans la cour…

Le conseil syndical prend note de ces demandes de copropriétaires au syndic

2)  Rencontre avec le maire mardi 19 mars, 17 heures en mairie

Participants : M. Maes, M. Petit, Mmes Ghestem et Leduc, MM Desserey et Favrie (Rdv à 16h45 à l'accueil dans la rotonde)

Sujets à aborder : mur mitoyen avec la mairie et "maison carrée" (dossier de travaux en date du 5 décembre 2016), entretien de la galerie des arcades, travaux de l'avenue Dron, Avenir de "Maison carrée" et des futurs projets rue d'Havré, pignon rue d'Havré (décoration), Fibre etc

3) Travaux : réfection du mur côté garage 8, principe accepté (devis de 2469,12€ TTC) sous réserve de rencontre avec l'autre propriétaire de la mitoyenneté et avec la mairie.

4) Trésorerie : des retards importants demeurent, plusieurs procédures sont entamées notamment vers ceux qui ne respectent pas l'échéancier mis en place.

5)  Questions diverses :

Calorifugeage : la proposition d'intervention à coût zéro est repoussée

Stationnement : appel à la police pour débarrasser un véhicule abandonné depuis plusieurs mois sur le parking.

6)  Calendrier.

15 mars : réunion avec Dalkia à 17 heures (présidents des entrées),

15 mars : mise à disposition des documents financiers (Rgdd, annexes, factures…) pour examen par les conseils syndicaux et échange de renseignements avec le syndic,

19 mars : audience auprès du maire, 17 h.

1^er avril : conseil syndical, bilan des remarques et premier examen des points (mis en forme) à l'ordre du jour de l'AG,

16 avril à 18 h, mise au point définitive de l'ordre du jour chez le syndic,

25 mai à 9 h 30, assemblée générale

La séance est levée à 20 h 50